Модул еДокументи на СТИЛ Уеб ви позволява да дефинирате и управлявате живота на произволен документ в системата: от неговото създаване, през нивата му на одобрение, генерирането/прикачането на PDF-и, подписването им, известяването на заинтересованите страни, до успешното му приключване и евентуалните последващи действия от това. Дефинирането на процес по одобрение/подписване на документ от системата го превръща в еДокумент.
Видове еДокументи
Може да дефинирате процеси по одобрение/отказ/подписване на еДокумент към следните видове документи в системата:
- трудови/граждански договори,
- допълнителни споразумения,
- заповеди за прекратяване,
- заявления/заповеди за отпуск (платен, специален, майчинство, неплатен),
- заявления за работа от вкъщи/в офиса,
- заявления за работеща майка/баща,
- болнични,
- декларации за промяна на обстоятелства,
- потребителски документи,
- бонуси/премии,
- заповеди и отчети от командировка
Потребителски документи
Имате нужда от документ, който не съществува в системата? Чрез модул Потребителски документи, можете да дефинирате произволен вид документ. Освен системните реквизити като номер, дата, в сила от/до, и др., може да добавите и неограничен брой полета от тип текст, число, дата, отметка, списък, прикачен файл и др.
Групи за одобрение/подписване
Освен системните групи: титуляр на документа, заместници на лицето в отпуск (само при заявления/заповеди за отпуск) и преки ръководители на лицето, можете да създавате и потребителски групи, напр.: генерални ръководители, отдел ЧР, отдел Юрисконсулт и т.н. Има възможност за създаване на групи, в които служители на една фирма, участват в одобрението на документи в други фирми.
Нива на одобрение на еДокумент
Процесът на одобрение на еДокумент се дефинира като произволен брой нива (папки) на одобрение. На всяко ниво се настройва група за одобрение и необходим брой одобрения от членовете на нивото (точен брой или всички). Възможност за добавяне на забележка при одобрение/отказ. Възможност за настройка определени нива на одобрение да изчакват (не бъдат активни), докато свързан PDF документ не бъде подписан на определено ниво/група.
Генериране/прикачане на PDF файлове
Към всеки еДокумент могат да бъдат дефинирани един или повече PDF документи. Те могат да бъдат автоматично създавани по системен или потребителски шаблон или прикачани от потребителите. Възможност за настройка еДокументът да бъде заключван за промени ако PDF файлът е отворен/видян от служителя. Възможност за настройка еДокументът да не може да бъде одобрен, докато PDF файлът не е подписан на всички нива.
Нива на подписване на PDF файл
Процесът на подписване на PDF файлове е аналогичен на този за одобрение на еДокументи. Възможност за настройка определени нива/групи да бъдат подписвани напълно автоматично, напр.: заповеди за отпуск.
Повече информация за еПодписи (електронно трудово досие).
Изпращане на известия
Възможност за изпращане на имейл известия при настъпване на определени събития от живота на еДокумента, напр.: генериране на еДокумента, достигане на ниво на одобрение, одобрение/отказ, генериране/добавяне на PDF файл, подписване и др. Възможност за настройка на напълно произволен потребителски шаблон за съдържанието на известието посредством XSLT.
Създаване и управление
Може да настройвате кои видове еДокументи могат да бъдат добавяни от служителите през СТИЛ Уеб (най-често отпуски, болнични, декларации, потребителски документи и др.) или от операторите на СТИЛ APP (договори, споразумения, заповеди и др). Възможност за различни настройки в различните фирми. Възможност за групово одобрение/подписване на еДокументи от служители през СТИЛ Уеб.
 |
 |